Vous possédez des photographies ou des documents anciens à la maison?
Préservez votre patrimoine familial à l’aide de la Société historique du Saguenay. Le traitement et la conservation des archives privées sont des services offerts gratuitement à la population. L’entreposage au centre d’archives est le meilleur moyen d’assurer une conversation à long terme, réduisant ainsi les risques d’altération des documents. Prenez rendez-vous auprès de l’archiviste et consultez la Politique d’acquisition des archives pour plus d’informations.
Politique d’acquisition des archives
Contexte réglementaire et normatif
Les textes statutaires et réglementaires de régie interne propres à la SHS sont complémentaires à la présente politique, notamment les Règlements généraux et la Politique d’acquisition, de conservation et de classification pour les imprimés (livres, brochures et publications en série). Les textes suivants s’ajoutent au cadre réglementaire et normatif de la présente politique :
Le Code civil du Québec;
La Loi sur les archives;
La Loi sur l’exportation et l’importation des biens culturels;
La Loi sur le droit d’auteur;
La Loi sur les biens culturels;
La Loi sur les impôts.
Objectifs
- de contribuer, par l’acquisition d’archives privées, à la sauvegarde et à la préservation du patrimoine archivistique saguenéen;
- d’encadrer la gestion d’acquisition d’archives privées à la SHS;
- de répondre aux besoins des chercheurs et aux courants de recherche.
Principes archivistiques
- L’acquisition d’archives se fait dans le respect de la législation régissant la pratique archivistique au Québec;
- L’acquisition d’archives doit respecter les principes archivistiques reconnus tels que le principe de respect des fonds et le principe de territorialité;
- L’acquisition d’archives se fait dans le respect des politiques d’acquisition des autres services d’archives agréés du Saguenay―Lac-Saint-Jean;
- L’acquisition d’archives se fait en considération de l’espace disponible, des ressources financières, humaines et matérielles de la SHS pour acquérir, conserver et rendre accessibles les documents qui lui sont offerts.
Champs d'intervention
La SHS est susceptible d’acquérir des documents d’archives conservés sous toutes les formes, quels que soient leur support et leur nature, tels que : des documents textuels (livre, correspondance, registre, rapport, journal personnel, texte de conférence, etc.); des documents iconographiques (photographie, négatif, esquisse, dessin, diapositive, carte postale, etc.); des dessins d’architecture, des cartes et plans; des documents informatiques; des documents sonores et filmiques; et des microformes.
La SHS n’acquiert pas d’objets de nature muséologique. Toutefois, elle peut conserver certaines pièces significatives de l’œuvre ou des activités de son créateur telles que des médailles, des plaques honorifiques et d’autres souvenirs dans la mesure où les conditions de conservation permettent d’assurer la pérennité de ces objets.
Critères d'acquisition
- L’importance historique des documents et l’intérêt pour la recherche (valeur historique et de témoignage);
- L’originalité, l’authenticité et la cohérence des documents (documents rares, originaux versus copies);
- La complémentarité avec des documents déjà conservés à la SHS ou le développement de sources documentaires sous-représentées;
- Le mode d’acquisition proposé;
- Les restrictions (consultation, reproduction, publication);
- L’espace et les ressources humaines, matérielles et financières disponibles;
- L’état de conservation et de classement des documents (disponibilité d’un instrument de recherche).
Mécanismes d’acquisition
Toute acquisition d’archives privées doit faire l’objet d’une entente sous la forme d’une convention de donation signée par le cédant et précisant les droits et obligations des parties.
Attributions, responsabilités et règles d’éthique
Si un membre de la SHS a des liens d’intérêt avec un cédant, il a l’obligation de déclarer son conflit d’intérêt et de se retirer de la prise de décision.
Diffusion de la politique
Lexique
Acquisition :
1. Action qui consiste à recevoir et à accumuler des documents confiés ou cédés.
2. Le document confié ou cédé.
3. Ensemble de documents de la même source pris en charge par un service d’archives à une date donnée.
Collection : Contrairement au fonds d’archives qui est constaté organiquement, la collection est un regroupement volontaire de documents, d’objets, d’informations de provenances diverses, rassemblés en raison de la similitude d’un ou de plusieurs caractères.
Convention de donation : Contrat par lequel une personne ou un organisme (appelé le donateur) transfère la propriété d’un fonds d’archives à titre gracieux et de façon irrévocable en faveur d’une autre personne ou organisme (appelé le donataire) qui l’accepte et qui en devient l’absolu propriétaire.
Document : Tout support d’information, y compris les données qu’il renferme, lisible par l’homme ou par la machine.
Droit d’auteur (définition partielle) : Le droit d’auteur sur l’œuvre comporte le droit exclusif de produire ou reproduire la totalité ou une partie importante de l’œuvre, sous une forme matérielle quelconque, d’en exécuter ou d’en représenter la totalité ou une partie importante en public et, si l’œuvre n’est pas publiée, d’en publier la totalité ou une partie importante.
Fonction de témoignage : Permet de saisir la capacité des documents de renseigner sur son producteur. Dans le cas d’un organisme, les archives doivent témoigner de son organisation, de ses activités, de son fonctionnement, de ses réalisations et de son évolution. Dans le cas d’un individu, les documents témoignent de sa vie personnelle et professionnelle, de ses réalisations et de son évolution.
Fonction d’information : Correspond à la capacité qu’ont les documents de nous informer sur les différents sujets qui ont intéressé le créateur du fonds. Les documents peuvent donc être utilisés à des fins de référence et de recherche, indépendamment de leur valeur de témoignage sur l’histoire de la personne physique ou morale productrice.
Fonds d’archives privées : Ensemble des documents, quelle que soit leur date ou leur nature, réunis automatiquement et organiquement, créés et/ou accumulés et utilisés par des individus, des familles, des institutions ou des organisations non publiques, et conservés pour leur valeur d’information générale.
Principe de provenance territoriale : Aussi appelé principe de territorialité, ce principe archivistique stipule que les archives doivent être conservées à l’intérieur du territoire où elles ont été produites.
Provenance : Personne physique ou morale responsable des documents créés ou accumulés et utilisés dans le cadre de ses activités ou fonctions de créateur.
Représentativité : Caractère démontrant suffisamment d’éléments typiques propres à une activité, à une situation ou à une période pour servir d’exemple.
Respect des fonds (principe de) : Principe fondamental selon lequel les archives d’une même provenance ne doivent pas être mêlées avec celles d’une autre provenance et doivent être conservées selon leur ordre primitif, s’il existe. C’est en vertu de ce principe que chaque document doit être placé dans le fonds dont il provient et, dans ce fonds, à sa place d’origine.
Support : Élément matériel sur lequel l’information est consignée (papier, bande ou disque magnétique, bande vidéo, disque optique, microfilm, etc.).