La Politique d’acquisition des archives est un outil privilégié permettant à la SHS :

• de contribuer, par l’acquisition d’archives privées, à la sauvegarde et à la préservation du patrimoine archivistique saguenéen;
• d’encadrer la gestion d’acquisition d’archives privées à la SHS;
• de répondre aux besoins des chercheurs et aux courants de recherche.

Les principes suivants sont à la base de la politique d’acquisition et orientent les champs d’intervention, ainsi que les critères et les mécanismes d’acquisition.

• L’acquisition d’archives se fait dans le respect de la législation régissant la pratique archivistique au Québec;
• L’acquisition d’archives doit respecter les principes archivistiques reconnus tels que le principe de respect des fonds et le principe de territorialité;
• L’acquisition d’archives se fait dans le respect des politiques d’acquisition des autres services d’archives agréés du Saguenay―Lac-Saint-Jean;
• L’acquisition d’archives se fait en considération de l’espace disponible, des ressources financières, humaines et matérielles de la SHS pour acquérir, conserver et rendre accessibles les documents qui lui sont offerts.

Les champs d’intervention quant à l’acquisition d’archives privées par la SHS se fondent sur la mission qu’elle s’est donnée et sur les principes énoncés ci-haut. La présente politique privilégie l’acquisition d’archives de personnes physiques et morales, recelant une valeur significative d’information, de témoignage ou représentatives d’une activité, d’une situation ou d’une période. Ces documents doivent être le reflet des réalités et de l’évolution de la société de la région du Saguenay.

La SHS est susceptible d’acquérir des documents d’archives conservés sous toutes les formes, quels que soient leur support et leur nature, tels que : des documents textuels (livre, correspondance, registre, rapport, journal personnel, texte de conférence, etc.); des documents iconographiques (photographie, négatif, esquisse, dessin, diapositive, carte postale, etc.); des dessins d’architecture, des cartes et plans; des documents informatiques; des documents sonores et filmiques; et des microformes.

La SHS n’acquiert pas d’objets de nature muséologique. Toutefois, elle peut conserver certaines pièces significatives de l’œuvre ou des activités de son créateur telles que des médailles, des plaques honorifiques et d’autres souvenirs dans la mesure où les conditions de conservation permettent d’assurer la pérennité de ces objets.

Les critères suivants permettent d’évaluer les priorités en matière d’acquisition d’archives privées:

• L’importance historique des documents et l’intérêt pour la recherche (valeur historique et de témoignage);
• L’originalité, l’authenticité et la cohérence des documents (documents rares, originaux versus copies);
• La complémentarité avec des documents déjà conservés à la SHS ou le développement de sources documentaires sous-représentées;
• Le mode d’acquisition proposé;
• Les restrictions (consultation, reproduction, publication);
• L’espace et les ressources humaines, matérielles et financières disponibles;
• L’état de conservation et de classement des documents (disponibilité d’un instrument de recherche).

Les modes privilégiés pour l’acquisition des archives privées sont principalement la donation et le legs.

Toute acquisition d’archives privées doit faire l’objet d’une entente sous la forme d’une convention de donation signée par le cédant et précisant les droits et obligations des parties.

Le comité de gestion des archives examine les projets d’acquisition que lui soumet l’archiviste et assume la responsabilité des prises de décisions en matière d’acquisition, et ce, dans le respect des politiques et règlements en vigueur à la SHS.

Si un membre de la SHS a des liens d’intérêt avec un cédant, il a l’obligation de déclarer son conflit d’intérêt et de se retirer de la prise de décision.

La présente politique d’acquisition des archives privées est disponible et consultable sur le site Web et dans les locaux de la SHS.

Acquisition :

1. Action qui consiste à recevoir et à accumuler des documents confiés ou cédés.

2. Le document confié ou cédé.

3. Ensemble de documents de la même source pris en charge par un service d’archives à une date donnée.

Collection : Contrairement au fonds d’archives qui est constaté organiquement, la collection est un regroupement volontaire de documents, d’objets, d’informations de provenances diverses, rassemblés en raison de la similitude d’un ou de plusieurs caractères.

Convention de donation : Contrat par lequel une personne ou un organisme (appelé le donateur) transfère la propriété d’un fonds d’archives à titre gracieux et de façon irrévocable en faveur d’une autre personne ou organisme (appelé le donataire) qui l’accepte et qui en devient l’absolu propriétaire.

Document : Tout support d’information, y compris les données qu’il renferme, lisible par l’homme ou par la machine.

Droit d’auteur (définition partielle) : Le droit d’auteur sur l’œuvre comporte le droit exclusif de produire ou reproduire la totalité ou une partie importante de l’œuvre, sous une forme matérielle quelconque, d’en exécuter ou d’en représenter la totalité ou une partie importante en public et, si l’œuvre n’est pas publiée, d’en publier la totalité ou une partie importante.

Fonction de témoignage : Permet de saisir la capacité des documents de renseigner sur son producteur. Dans le cas d’un organisme, les archives doivent témoigner de son organisation, de ses activités, de son fonctionnement, de ses réalisations et de son évolution. Dans le cas d’un individu, les documents témoignent de sa vie personnelle et professionnelle, de ses réalisations et de son évolution.

Fonction d’information : Correspond à la capacité qu’ont les documents de nous informer sur les différents sujets qui ont intéressé le créateur du fonds. Les documents peuvent donc être utilisés à des fins de référence et de recherche, indépendamment de leur valeur de témoignage sur l’histoire de la personne physique ou morale productrice.

Fonds d’archives privées : Ensemble des documents, quelle que soit leur date ou leur nature, réunis automatiquement et organiquement, créés et/ou accumulés et utilisés par des individus, des familles, des institutions ou des organisations non publiques, et conservés pour leur valeur d’information générale.

Principe de provenance territoriale : Aussi appelé principe de territorialité, ce principe archivistique stipule que les archives doivent être conservées à l’intérieur du territoire où elles ont été produites.

Provenance : Personne physique ou morale responsable des documents créés ou accumulés et utilisés dans le cadre de ses activités ou fonctions de créateur.

Représentativité : Caractère démontrant suffisamment d’éléments typiques propres à une activité, à une situation ou à une période pour servir d’exemple.

Respect des fonds (principe de) : Principe fondamental selon lequel les archives d’une même provenance ne doivent pas être mêlées avec celles d’une autre provenance et doivent être conservées selon leur ordre primitif, s’il existe. C’est en vertu de ce principe que chaque document doit être placé dans le fonds dont il provient et, dans ce fonds, à sa place d’origine.

Support : Élément matériel sur lequel l’information est consignée (papier, bande ou disque magnétique, bande vidéo, disque optique, microfilm, etc.).